Teamassistenz (m/w/d) mit Sekretariatsaufgaben (Kaufmann/-frau – Büromanagement)

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Stellenangebotsbeschreibung:
Teamassistenz (m/w/d) mit Sekretariatsaufgaben

Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer.
An der Fakultät für Maschinenbau und Schiffstechnik, Lehrstuhl für Data-Driven Analysis and Design of Materials besetzen wir vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen zum nächstmöglichen Zeitpunkt (frühestens 01.08.2024) die folgende Stelle:

Teamassistenz (m/w/d) mit Sekretariatsaufgaben
Startdatum
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Arbeitszeit
Teilzeit mit 20 Stunden
Entgelt
Entgeltgruppe 8 TV-L
Standort
Campus Südstadt
Ausschreibungsnummer
N 76/2024
Befristung
unbefristet
Bewerbungsfrist
18.07.2024

DAS SIND IHRE AUFGABEN:
• Bewirtschaften der Haushaltsmittel und insbesondere der eingeworbenen Drittmittel des Lehrstuhls, u.a. Überwachen der Haushalts- und Drittmittel, Beraten zur Mittelverwendung, Vorbereiten und Durchführen des Jahresabschlusses und der Inventarisierung, Planen von Dienstreisen sowie Unterstützen des wissenschaftlichen Personals bei der Projektverwaltung
• Koordinieren und Erfassen aller Einkäufe und Beschaffungen
• Zusammenstellen der Lehrveranstaltungsplanung und Organisieren von Prüfungen des Lehrstuhls
• Vorbereiten, Organisieren und Mitarbeiten bei der Durchführung von Veranstaltungen
• Koordinieren der Termine des Teams und der Lehrstuhlinhaberin
• Mitarbeiten beim Personalmanagement der studentischen Hilfskräfte und der Mitarbeitenden sowie Verwalten von Zugängen und Accounts

DAMIT PASSEN SIE ZU UNS:
• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r oder eines vergleichbaren, für die Ausübung der Tätigkeit förderlichen Abschlusses mit möglichst gutem Ergebnis; alternativ sollten Sie uns darlegen, dass Sie über gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen zur Ausübung der avisierten Aufgaben verfügen
• berufliche Erfahrungen im Büromanagement und/oder in der öffentlichen Verwaltung
• sicherer Umgang mit EDV-Systemen (sicherer Umgang mit PC oder Mac, üblichen Browsern, Clouddiensten, Videokonferenzsystemen, Kalenderverwaltung) sowie gute Kenntnisse der Office-Programme (u.a. Word, Excel)
• wünschenswert sind Erfahrungen in Bezug auf Personal- und Mittelbewirtschaftung
• Fähigkeit zur eigenständigen, selbstorganisierten Arbeit im wissenschaftlichen Umfeld
• sichere Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• wünschenswert sind gute Kenntnisse der englischen Sprache
• sehr gute Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit

WIR ALS ARBEITGEBER:
Chancengleichheit ist uns wichtig.  Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder gleichgestellter Menschen sind uns willkommen.  Bewerbungen von Menschen anderer Nationalitäten oder mit Migrationshintergrund begrüßen wir.
Chancengleichheit ist uns wichtig.  Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder gleichgestellter Menschen sind uns willkommen.  Bewerbungen von Menschen anderer Nationalitäten oder mit Migrationshintergrund begrüßen wir.

WEITERE HINWEISE:
Die tarifliche Erfahrungsstufe wird unter Berücksichtigung Ihrer bisherigen Berufserfahrung individuell festgelegt.
Da die Stelle aufgrund des Stundenumfangs auch für Beschäftigte in Betracht kommt, die bereits an der Universität teilzeitbeschäftigt sind, prüfen wir im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten, ob durch die Bewerbung eine Arbeitszeiterhöhung möglich ist.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit vollständigen, aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnis mit Angabe der Abschlussnote) bis spätestens 18.07.2024. Es werden ausschließlich Bewerbungen berücksichtigt, die über unser Bewerbungsportal eingehen und alle genannten Unterlagen enthalten.
Bewerbungs- und Fahrkosten können vom Land Mecklenburg-Vorpommern leider nicht übernommen werden.

Werden Sie Teil des Teams
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

FÜR WEITERE AUSKÜNFTE STEHEN WIR IHNEN ZUR VERFÜGUNG:
Personalservice:

Frau Julia Kluth

Tel.-Nr.:  0381/498-1317

E-Mail: julia.kluth@uni-rostock.de
Fachbereich:

Frau Dr. Berit Zeller-Plumhoff

To help us track our recruitment effort, please indicate in your cover/motivation letter where (vacanciesineu.com) you saw this job posting.