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Company Description
Gemeinsam Großes bewegen heißt, dein Potenzial zu nutzen und zu wachsen.
Gemeinsam Großes bewegen bedeutet, jeden Tag Geschichte zu schreiben.
Herzlich willkommen bei Abbvie! Als Teil eines internationalen Unternehmens mit ca. 50.000 Mitarbeitern weltweit und rund 3.000 Mitarbeitern in Deutschland hast du die Möglichkeit, eng mit uns zusammenzuarbeiten, um die gesundheitlichen Herausforderungen von morgen zu meistern. Du hast eine Leidenschaft für die Verbesserung der Gesundheitsversorgung auf der ganzen Welt? Du möchtest dein Fachwissen einsetzen, um die Lebensqualität von Patienten zu verbessern? In einem herausfordernden Arbeitsumfeld, dass dir die Möglichkeit bietet, deine eigenen Fähigkeiten zu erweitern und zu entwickeln? Dann bist du bei uns richtig!
Job Description
Stell dein Know-how unter Beweis und werde Teil unseres Teams als
Team Lead Event Support Specialist (all genders) – Vollzeit oder in Teilzeit, befristet auf 2 Jahre
Du liebst Details, insbesondere, wenn es um Prozesse und Dokumente geht, überblickst Zusammenhänge und trägst aktiv dazu bei, diese mit Kollegen zu teilen. Deine hohe Einsatzbereitschaft, Genauigkeit, dein Verständnis für Compliance‐relevante Sachverhalte und deine guten kommunikativen Fähigkeiten helfen dir bei deinen Aufgaben rund um Vertrags‐ und Projektdokumentation.
Du leitest das Event Support Team, bestehend aus internen und externen Mitarbeitern, sowohl disziplinarisch als auch fachlich. Gleichzeitig bist du Teil des Teams und übernimmst operative Aufgaben.
Du bist Ansprechpartner für Kollegen bei der operativen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Dein Fokus liegt auf der sachgemäßen Anlage, Bearbeitung und Dokumentation der Veranstaltung in Systemen und Einhaltung der Prozesse. Dabei hast du engen Austausch mit Kollegen, externen Dienstleistern und Kunden.
Hier bringst du viel in Bewegung:
Disziplinarische und fachliche Leitung des Event-Teams und Verantwortung für dessen Weiterentwicklung
Kompetenter Ansprechpartner und sach‐ / fachliches Bindeglied zwischen den beteiligten Fachbereichen (u.a. Business Units mit Innen‐ und Außendienst)
Erstellung und Management von Veranstaltungsdokumentation im System
Recherche von Hotels, Terminkoordination, Beauftragung und Abrechnung
Überprüfung der Einhaltung von Compliance‐Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben
Kommunikation mit Kunden (intern wie extern)
Sicherstellen und überwachen der benötigten Dokumentation und Genehmigungen.
Erstellen von Reportings für Veranstaltungs‐Initiatoren innerhalb AbbVie
Reisekostenabwicklung: Überprüfen auf Richtigkeit und Vollständigkeit
Enge Zusammenarbeit mit Event‐, Finanz‐ und Compliance‐Abteilung
Monatliche Messung der KPI Performance und Analysen zur Optimierung von Arbeitsabläufen
Mitarbeit oder Übernahme von Sonderprojekten außerhalb Ihrer Linienaufgabe (situativ)
Schulung von neuen Mitarbeitern zum Prozess
So machst du den Unterschied:
Vorzugsweise eine kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung
Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbaren Position
Führungserfahrung, ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
Fähigkeit, Prozesse zu optimieren und effiziente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu fördern
Fähigkeit, relevante Richtlinien und gesetzliche Vorgaben zu befolgen und deren Umsetzung zu gewährleisten
Hohes Engagement, Kunden- und Servicementalität
Fähigkeit empathisch, effektiv und durchsetzungsstark zu kommunizieren
Zuverlässige und akkurate Arbeitsmethoden sowie ein Auge für Details
Fähigkeit, flexibel und eigeninitiativ in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
Flexibilität, hohes Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative.
Gute Kenntnisse der digitalen Arbeitswelt sowie die Bereitschaft, sich kontinuierlich weiterzubilden
Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Teams) sowie ein fundiertes Verständnis für Dokumentationssoftware. Kenntnisse in weiteren digitalen Tools sind von Vorteil.
Sicher in der englischen Kommunikation in Wort und Schrift
Wie wir gemeinsam Großes bewegen:
mit einem diversen Arbeitsumfeld, wo du Wirkungen erzielen kannst
mit einer offenen Unternehmenskultur
mit einer attraktiven Vergütung
mit einem intensiven Onboarding durch einen Mentor
mit flexiblen Arbeitsmodellen für eine gesunde Work-Life-Balance
mit einem betrieblichen Gesundheitsmanagement mit umfassenden Gesundheits- und Bewegungsprogrammen
mit betrieblichen Sozialleistungen
mit vielfältigen Karrieremöglichkeiten in einer internationalen Organisation
mit hochkarätigen, attraktiven Entwicklungsmöglichkeiten
mit einem starken, internationalen Netzwerk
Bring frischen Wind in unser Team – und deine Karriere
Bei AbbVie zählt dein individueller Beitrag – helfe uns, gemeinsam Großes zu bewegen. Sei ein Teil von unserem Erfolg und wachse mit uns – und wachse über dich hinaus! Klingt wie die perfekte Karrierechance für dich? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Alles, was du benötigst, ist ein vollständiger Lebenslauf – alles Weitere besprechen wir dann persönlich mit dir.
Additional Information
AbbVie is an equal opportunity employer and is committed to operating with integrity, driving innovation, transforming lives, serving our community and embracing diversity and inclusion. It is AbbVie’s policy to employ qualified persons of the greatest ability without discrimination against any employee or applicant for employment because of race, color, religion, national origin, age, sex (including pregnancy), physical or mental disability, medical condition, genetic information, gender identity or expression, sexual orientation, marital status, status as a protected veteran, or any other legally protected group status.
US & Puerto Rico only – to learn more, visit https://www.abbvie.com/join-us/equal-employment-opportunity-employer.html
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