Sekretarka/Asystentka Administracyjna @ Gamma Venture Sp. z o.o

Job title:

Sekretarka/Asystentka Administracyjna @ Gamma Venture Sp. z o.o

Company:

Gamma Venture Sp. z o.o.

Job description

Key Responsibilities:

• Manage and maintain executive schedules, including scheduling meetings, appointments, and travel arrangements.
• Handle incoming and outgoing correspondence, including emails, letters, and phone calls.
• Prepare and edit documents, reports, and presentations as needed.
• Organize and maintain files, invoices, records and databases, ensuring data is accurate and up-to-date.
• Executing office management tasks, including ordering supplies, managing inventory, and maintaining office equipment.
• Coordinate and arrange meetings, including preparing agendas, taking minutes, and following up on action items.
• Greet visitors and manage the reception area to ensure a welcoming environment.
• Support the team with various administrative tasks and projects as assigned.
• Maintain confidentiality and exercise discretion in handling sensitive information.

Qualifications:

• Proven experience as a Secretary, Administrative Assistant, or HR assistant role.
• Proficient in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and office management software.
• Excellent organizational and time management skills, with the ability to prioritize tasks effectively.
• Strong written and verbal communication skills.
• Attention to detail and a high level of accuracy in work.
• Ability to work independently and as part of a team.
• Masters Degree diploma or equivalent;
• Language skills: Polish – Fluent, English – B2 or higher.

Extra Valuable Qualifications:

• Experience: Executive Assistant
• Languages: Spanish

Kluczowe obowiązki:

• Zarządzanie i utrzymywanie harmonogramów kierownictwa, w tym organizowanie spotkań, wizyt i podróży służbowych.
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym e-maili, listów i telefonów.
• Przygotowywanie i edytowanie dokumentów, raportów oraz prezentacji według potrzeb.
• Organizacja i utrzymywanie porządku w aktach, fakturach, rejestrach oraz bazach danych, dbając o ich dokładność i aktualność.
• Wsparcie w zadaniach związanych z zarządzaniem biurem, w tym zamawianie materiałów biurowych, zarządzanie zapasami oraz utrzymanie sprzętu biurowego.
• Koordynacja i organizacja spotkań, w tym przygotowywanie agend, sporządzanie protokołów oraz monitorowanie realizacji zadań.
• Witanie gości i zarządzanie obszarem recepcji, aby zapewnić przyjazną atmosferę.
• Wsparcie zespołu w różnych zadaniach administracyjnych i projektach.
• Zachowanie poufności i dyskrecji w obsłudze wrażliwych informacji.

Kwalifikacje:

• Udokumentowane doświadczenie na stanowisku Sekretarki, Asystentki Administracyjnej lub w dziale Kadr/HR.
• Biegła znajomość MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) oraz oprogramowania do zarządzania biurem.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem, z umiejętnością skutecznego priorytetyzowania zadań.
• Wysoka kultura komunikacji.
• Dbałość o szczegóły i dokładność w pracy.
• Umiejętność pracy samodzielnej oraz w zespole.
• Dyplom ukończenia studiów magisterskich lub równoważny.
• Znajomość języków: polski – płynnie, angielski – poziom B2 lub wyższy.

Cenne kwalifikacje:

• Doświadczenie na stanowisku Executive Assistant
• Znajomość języka hiszpańskiego

Employment Type:Full time, Mon-Fri/ Employment contract/ Office based/ Operating hours: 8:00-16:00About Us:We specialize in providing modern solutions in cogeneration, energy storage, and photovoltaic systems. Our mission is to support sustainable development and ensure the highest quality of services and products for our Clients.Job Summary:We are seeking a highly organized and detail-oriented Secretary/Administrative Assistant to join our team. The ideal candidate will be responsible for providing administrative support to ensure efficient operation of the office. This role requires a proactive individual who can manage multiple tasks, handle confidential information, and contribute to the overall productivity of the team.What We Offer:

• Competitive salary based on experience.
• Benefits package.
• Opportunities for professional development and growth within the company.
• A supportive and collaborative work environment.

How to Apply:Candidates are welcome to submit their resume and a short cover letter or video detailing their qualifications and experience to [email protected]. Please include “Secretary/Administrative Assistant Application” in the subject line of your email.Application Deadline: September 15th 2024We would like to thank all Applicants for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted.Gamma Venture is an equal opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating safe and friendly environment for all employees.Rodzaj zatrudnienia:Pełny etat Pon-Pt / UOP / Praca stacjonarna / Godziny pracy: 8:00-16:00O nas:Specjalizujemy się w dostarczaniu nowoczesnych rozwiązań z zakresu kogeneracji, magazynowania energii oraz systemów fotowoltaicznych. Naszą misją jest wspieranie zrównoważonego rozwoju oraz zapewnienie naszym Klientom najwyższej jakości usług i produktów.Opis stanowiska:Poszukujemy wysoko zorganizowanej i skrupulatnej osoby, która dołączy do naszego zespołu. Idealny kandydat będzie odpowiedzialny za zapewnienie wsparcia administracyjnego, aby biuro funkcjonowało sprawnie. Ta rola wymaga proaktywnej osoby, która potrafi zarządzać wieloma zadaniami, obsługiwać poufne informacje i przyczyniać się do ogólnej produktywności zespołu.Co oferujemy:

• Konkurencyjne wynagrodzenie uzależnione od doświadczenia.
• Pakiet benefitów
• Możliwości rozwoju zawodowego i awansu w firmie.
• Wspierające i współpracujące środowisko pracy.

Jak aplikować:Zainteresowane osoby prosimy o przesłanie CV oraz krótkiego listu motywacyjnego lub wideo opisującego swoje kwalifikacje i doświadczenie na adres [email protected]. Prosimy o umieszczenie w temacie wiadomości “Aplikacja na stanowisko Sekretarza(ki)/Asystenta(ki) Administracyjnej”.Termin składania aplikacji: 15 września 2024 r.Dziękujemy wszystkim kandydatom za zainteresowanie; jednakże skontaktujemy się tylko z wybranymi osobami.Gamma Venture jest pracodawcą oferującym równe szanse. Cenimy różnorodność i przykładamy się do tworzenia bezpiecznego i przyjaznego środowiska dla wszystkich pracowników.Requirements: Office management, MS Office, Excel, PowerPoint, Outlook, Communication skills, Degree, Team work, Income call handling, Executive Assistant Additionally: Flat structure, Small teams, Sport subscription, Free coffee, Modern office, Free parking, Kindergarten.

Expected salary

4500 – 5500 per month

Location

Katowice, śląskie

Job date

Wed, 28 Aug 2024 22:27:50 GMT

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (vacanciesineu.com) you saw this job posting.