Sekretärin (m/w/d) 20 Std./Woche im Öffentlichen Dienst für das Vorzimmer (Kaufmann/-frau – Büromanagement)

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Stellenangebotsbeschreibung:
Sekretärin (m/w/d) 20,0 Std./Woche im Öffentlichen Dienst

für das Vorzimmer

Im Auftrag eines spezialisierten Fachbereichs des Landesministeriums der Freien Hansestadt Bremen, sind wir auf der Suchen nach einer Sekretärin (m/w/d) für das Vorzimmer der Abteilungsleitung.

DAS WIRD SIE ÜBERZEUGEN

• Attraktive Vergütung nach TVöD
• Flexible Arbeitszeiten z.B. Gleitzeit, Arbeitszeitkonto
• Modernes und freundliches Arbeitsumfeld
• Gute Erreichbarkeit mit dem ÖPNV
• Übernahmeoption nach 6 Einsatzmonaten

DAS SIND IHRE AUFGABEN

• Als Sekretärin (m/w/d) 20,0 Std./Woche im Öffentlichen Dienst bearbeiten Sie die eingehende und ausgehende Kommunikation, einschließlich der E-Mails, der Telefonanrufe sowie der schriftlichen Korrespondenz
• Sie sind zuständige für das Management, Planen sowie Koordinieren von Terminen, Meetings und Veranstaltungen für die Abteilungsleitung
• Das Vorbereiten und Erstellen von Unterlagen, Berichten sowie Präsentationen fallen ebenfalls in Ihren Zuständigkeitsbereich
• Als Sekretärin (m/w/d) der Abteilungsleitung begrüßen Sie Geschäftspersonen aus Verwaltung und Wirtschaft
• Für die Mitarbeitenden im Ressort sind Sie eine erste Anlaufstelle und informieren über relevante Themen
• Sie stellen sicher, dass notwendige Arbeitsmittel und Büromaterialien zur Verfügung stehen und Bestellen diese nach Bedarf

DAMIT KÖNNEN SIE PUNKTEN

• Ihre kaufmännische Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement / zum Kaufmann für Büromanagement, alternativ zur / zum Verwaltungsfachangestellten, zur / zum Rechtsanwalts- und Notariatsfachangestellten und erste Erfahrungen in einem vergleichbaren Aufgabenfeld gesammelt
• Wir würden uns gleichermaßen über Ihre Bewerbung freuen, wenn Sie unabhängig von Ihrer Ausbildung, relevante praktische Erfahrungen als Sekretärin (m/w/d) mitbringen
• Sie sind routiniert im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen und offen für die Nutzung von softwaregestützten Prozessen
• Als Sekretärin (m/w/d) im Öffentlichen Dienst verfügen Sie über Zugang zu vertraulichen Informationen, weshalb Sie die erforderliche Diskretion im verantwortungsbewussten Umgang mit sensiblen Daten mitbringen
• Für das Managen von Tagesabläufen, das effiziente Koordinieren von Terminen sowie das Setzen von Prioritäten bringen Sie Ihr organisatorisches Talent ein
• Ihre offene und zugewandte Kommunikation trägt dazu bei, eine Atmosphäre des Vertrauens zu internen und externen Ansprechpersonen aufzubauen

PASST NICHT?

Sie möchten eigentlich gerne etwas anderes tun, aber auch Ihre Erfahrungen nutzen? Wir suchen immer wieder Quereinsteiger. Alles, was Sie dafür wissen müssen, können Sie bei uns lernen. Bei jobtimum hat Ihre Bewerbung mehr als nur eine Chance.

JOB DETAILS

Job-Kategorie:

Office-Management

Arbeitsort:

Bremen

Arbeitszeit:

Vollzeit

Anstellung:

Unbefristeter Arbeitsvertrag

IHR MEHRWERT

Übertarifliche Bezahlung

Sonderzahlungen bis € 1.000 über Tarif

Bewerbungscoaching

Prämien für Mitarbeiterempfehlungen

WIR SIND AUF EMPFANG

Malte Paulus

jobtimum GmbH
Am Wall 113
28195 Bremen

0421 398885-00
jobs.bremen-office@jobtimum.eu

Unsere Ansprache richtet sich an alle Mitglieder der Gesellschaft.

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Terminplanung, -überwachung, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Büromaterialverwaltung, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Ablage, Registratur, Auskünfte erteilen, Korrespondenz, Kunden-, Besucherempfang

To help us track our recruitment effort, please indicate in your cover/motivation letter where (vacanciesineu.com) you saw this job posting.