Personal Assistant to General Manager (m/f/d)

Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 151 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich mit Garten umfassen. Darüber hinaus wird das Anwesen ein Spa im Mandarin Oriental bieten, das mehrere Behandlungsräume, einen Swimmingpool und ein gut ausgestattetes Fitnesscenter umfasst. Für Veranstaltungen und gesellschaftliche Anlässe stehen zudem verschiedene flexibel gestaltbare Bankett- und Tagungsräume zur Verfügung.

Die 17 Residenzen im Mandarin Oriental werden sich in den beiden obersten Stockwerken des Gebäudes befinden und über einen privaten Zugang zum Dach verfügen. Mehrere der Apartments bieten Außen-Terrassen und atemberaubende Ausblicke über die Stadt. Diese gehören zu den exklusivsten Wohnungen der Stadt, wobei die Eigentümer den legendären Service des Mandarin Oriental und den direkten Zugang zu den Hoteleinrichtungen genießen werden.

Als Personal Assistant des General Managers werden Sie verantwortlich für folgende Aufgaben sein:

• Verwaltung der Terminkalender des General Managers und Verfassen von Korrespondenz für den General Manager, falls erforderlich.
• Priorisierung der täglichen Arbeitslast des General Managers und Sicherstellung, dass Fristen eingehalten werden.
• Organisation interner Meetings und Sicherstellung einer effektiven internen Kommunikation zwischen den Abteilungen.
• Bearbeitung der allgemeinen täglichen Korrespondenz und internen Verwaltung, einschließlich Kopieren und Ablage.
• Entgegennahme von Telefonanrufen, Entgegennahme von Nachrichten für den General Manager und Aktualisierung der Kontaktdatenbank des General Managers.
• Bearbeitung von Projekten nach Anweisung des General Managers und Erstellung von Präsentationen mit PowerPoint.
• Sicherstellung, dass geeignete Maßnahmen bei aufkommenden Angelegenheiten während Abwesenheiten ergriffen werden, und Information relevanter Personen über alle Entwicklungen.
• Organisation und Betreuung von Reservierungen, die über das Executive Office eingehen, und Sicherstellung, dass der Aufenthalt der Gäste reibungslos verläuft.
• Rechtzeitige Erstellung von Spesenabrechnungen unter Verwendung der richtigen Buchungscodes.
• Aufrechterhaltung eines hohen Maßes an Vertraulichkeit, Diplomatie und Aufmerksamkeit für Details in allen Angelegenheiten, die den General Manager betreffen.
• Unterstützung aller Qualitätszyklen und Analyse von Daten, um Qualitätsverbesserungen und Qualitätsänderungsmanagement im gesamten Hotel zu fördern (online reviews & beschwerden).
• Aufbau effektiver Arbeitsbeziehungen mit den Führungsteams und Abteilungsleitern des Hotels.

Als Personal Assistant des General Managers erwarten wir von Ihnen:

• Mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position mit starkem administrativem Hintergrund.
• Sehr Gute Kenntnisse in Microsoft Office, einschliesslich Word, Excel, PowerPoint.
• Organisiert, mit einem hohen Maß an Integrität und Professionalität, zuverlässig, höflich und mit einem gepflegten Auftreten.
• Fähig, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, enthusiastisch und mit Eigeninitiative.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.

Wir schenken unserem/ unserer Personal Assistant weltklasse Vorteile, einschliesslich, aber nicht beschränkt auf: 

• Rabatte auf Hotelaufenthalte und F&B in der gesamten Gruppe
• Anerkennungs- und Belohnungsprogramme für Kollegen
• Spannendes Angebot an Schulung- und Entwicklungsprogrammen
• Weltweite Aufstiegs- und Versetzungsmöglichkeiten

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Mandarin Oriental, Vienna will be housed in a heritage building and comprise 151 guestrooms and suites surrounding a courtyard in the centre of the property, incorporating a restaurant, bar and outdoor garden. The property will also house a Spa at Mandarin Oriental featuring a series of treatment rooms, a swimming pool and a well-equipped fitness centre. A range of adaptable banqueting and meeting spaces will be available for events and social occasions.

The 17 Residences at Mandarin Oriental will be located on the top two floors of the building and will have private access to the roof, with several of the apartments offering outdoor terraces and stunning citywide views. These will be some of the most exclusive apartments in the city, with owners enjoying Mandarin Oriental’s legendary service and direct access to the hotel’s facilities.

As Personal Assistant to the General Manger, you will be responsible for the following duties:

• Prioritising the General Managers workloads on a daily basis, ensuring deadlines are met.
• Handling the General Manager’s diaries and draft correspondence for the General Manager if required.
• Organising internal meetings, ensuring effective inter-departmental communication.
• Handling the general day-to-day correspondence and internal administration; photocopying and filing.
• Answering the telephone, taking messages for the General Manager and keeping the General Manager’s contacts database up to date.
• Working on projects as requested by the General Manager and creating presentations using PowerPoint.
• Ensuring that appropriate action is taken on matters arising during absences and keeping relevant persons informed of all developments.
• Organising and looking after the reservations that comes through the Executive Office, ensuring that the guests stay goes smoothly.
• Timely preparation of expense reports using correct charge codes.
• Maintain a high degree of confidentiality, diplomacy and attention to details in all matters pertaining to the General Manager.
• Support all quality cycle tools and analyses data to foster quality improvement and quality change management across the hotel.
• Build effective working relationships with the hotel’s senior leadership teams and Department Heads.

As Personal Assistant to the General Manager, we expect from you:

• At least 3-5 years working experience in a similar role with strong administrative background.
• Good knowledge of Microsoft Office, including Word, Excel, PowerPoint.
• Organised with high level of integrity and professionalism, reliable, courteous and with a good presentation.
• Able to handle multiple tasks simultaneously, be enthusiastic and have initiative.
• Excellent communication skills both written and verbal in German and English.

Our Personal Assistant to the General Manager can look forward to the following world-class benefits, including but not limited to:

• Discounts on hotel stays and restaurants within the group
• Recognition and reward programs for our employees
• An exciting range of learning and development programs
• Opportunities for promotions and transfers worldwide
• Social events and wellness programs for our employees

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