Order Desk Officier

Who We Are

At Platform Science, we’re working to connect everything that moves.

Founded in 2015, we are an open IoT platform that partners with innovative fleets, application developers, vehicle manufacturers, and equipment providers in the transportation industry to deliver revolutionary solutions to supply chain professionals across the globe.

Our employees are an engaging, diverse group of people who believe in the power of great ideas. We hire people with different experiences and perspectives to build a company culture that fuels growth through innovation.

We value thoughtful actions and empathy for others. We approach challenges with resiliency and creativity, while encouraging transparency because, no matter our backgrounds or responsibilities, we are one team.

About the Role

We are looking for a diligent and proactive Orderdesk Officer to join our Orderdesk team. This department is crucial as it handles the complete lifecycle of all new sales orders—from initial processing, preparation, packing, and shipment, through to final invoicing. If you are detail-oriented, responsible, and possess excellent communication skills, and enjoy a hands-on approach to logistics and finance administration, this position could be the perfect fit for you. This is a full-time position.

The place of work is located at Yper.

Essential Responsibilities

• Order Processing and Coordination: Review, accurately process new sales orders, and coordinate execution and delivery logistics with relevant internal departments.
• Invoicing and Billing: Set up invoicing schedules, create and send client invoices, and follow up on changes throughout the contract lifecycle.
• Collections Support: Support the collections process by diligently administering the internal reminder procedure.
• System Enhancement Testing: Become involved in the testing of enhancements and updates to the core business systems used by the Orderdesk team.
• Documentation and Compliance: Ensure accurate and timely documentation is maintained for all orders and invoicing activities.

Experience

Required experience

• Fluent in English, Dutch, and French (written and verbal communication).
• Several years of experience in an administrative function, including experience with analytical tasks.
• IT literate: Strong ability to understand and work within complex systems and processes.

Nice to have

• Knowledge of another European language is a plus.

Traits of a successful candidate

• Self-motivated with a “can-do” attitude, high integrity, and a hands-on approach.
• Strong sense of responsibility and ability to work independently.
• Highly detail-oriented and focused on accuracy in processing orders and invoices.
• Strong communication skills for internal coordination and external customer interactions.

Educational requirement: Equivalent experience in a business administration, finance, or logistics-focused role is accepted.

The company offers various benefits to regular, full-time employees including:

• 20 days statutory leave plus 6 days ADV leave (Total 26 days).
• Monthly Home Working Allowance of EUR 134.71.
• Monthly Internet (net) Allowance of EUR 20.
• Meal vouchers of EUR 7.50 per day worked via Edenred.
• Annual Ecocheque of EUR 250 via Edenred.
• Hospitalisation Insurance with DKV.
• Pension contribution of 4% of annual salary (no employee contribution).

Wie Wij Zijn

Bij Platform Science werken we eraan om alles wat beweegt met elkaar te verbinden.

Platform Science, opgericht in 2015, is een open IoT-platform dat samenwerkt met innovatieve wagenparken, applicatieontwikkelaars, voertuig fabrikanten en leveranciers van apparatuur in de transportsector om revolutionaire oplossingen te leveren aan professionals in de wereldwijde supply chain.

Onze medewerkers vormen een betrokken, diverse groep mensen die geloven in de kracht van geweldige ideeën. We nemen mensen aan met verschillende ervaringen en perspectieven om een bedrijfscultuur op te bouwen die groei stimuleert door innovatie.

Wij hechten waarde aan weloverwogen acties en empathie voor anderen. We benaderen uitdagingen met veerkracht en creativiteit, terwijl we transparantie aanmoedigen, want ongeacht onze achtergrond of verantwoordelijkheden, we zijn één team.

Over de functie

We zijn op zoek naar een nauwgezette en proactieve Orderdesk Medewerker om ons Orderdesk team te versterken. Deze afdeling is cruciaal, aangezien ze de volledige levenscyclus van alle nieuwe verkooporders beheert — van de initiële verwerking, voorbereiding, verpakking en verzending, tot de uiteindelijke facturatie. Als u doelgericht en verantwoordelijk bent, beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, en een hands-on benadering van logistiek en financiële administratie apprecieert, dan is deze functie wellicht perfect voor u. Dit is een fulltime functie.

De plaats van tewerkstelling is gevestigd in Ieper.

Essentiële verantwoordelijkheden

• Orderverwerking en Coördinatie: Nieuwe verkooporders nauwkeurig controleren en verwerken, en de uitvoering en levering logistiek coördineren met de relevante interne afdelingen.
• Facturatie en Debiteurenbeheer: Facturatie Schema’s opstellen, klantfacturen aanmaken en versturen, en wijzigingen gedurende de levenscyclus van het contract opvolgen.
• Ondersteuning Invorderingen: Het incassoproces ondersteunen door de interne herinneringsprocedure nauwgezet te beheren.
• Testen van Systeemverbeteringen: Betrokken zijn bij het testen van verbeteringen en updates van de kern bedrijfssystemen die door het Orderdesk team worden gebruikt.
• Documentatie en Compliance: Zorgen voor een nauwkeurige en tijdige documentatie van alle orders en facturatie activiteiten.

Ervaring

Vereiste ervaring

• Vloeiend in Engels, Nederlands en Frans (schriftelijke en mondelinge communicatie).
• Verschillende jaren ervaring in een administratieve functie, inclusief ervaring met analytische taken.
• IT-vaardig: Sterk vermogen om complexe systemen en processen te begrijpen en ermee te werken.

Prettige extra

• Kennis van een andere Europese taal is een pluspunt.

Kenmerken van een succesvolle kandidaat

• Zelf Gemotiveerd met een “hands-on” mentaliteit, hoge integriteit en een proactieve aanpak.
• Sterk verantwoordelijkheidsgevoel en het vermogen om zelfstandig te werken.
• Zeer detailgericht en gefocust op nauwkeurigheid bij het verwerken van orders en facturen.
• Sterke communicatieve vaardigheden voor interne coördinatie en externe klantinteracties.

Opleidingsvereiste: Gelijkwaardige ervaring in een rol gericht op bedrijfsadministratie, financiën of logistiek wordt aanvaard.

Het bedrijf biedt diverse voordelen aan vaste, fulltime medewerkers, waaronder:

• 20 wettelijke vakantiedagen plus 6 ADV-dagen (totaal 26 dagen).
• Maandelijkse thuiswerkvergoeding van EUR 134,71.
• Maandelijkse internetvergoeding (netto) van EUR 20.
• Maaltijdcheques van EUR 7,50 per gewerkte dag via Edenred.
• Jaarlijkse ecocheque van EUR 250 via Edenred.
• Hospitalisatieverzekering bij DKV.
• Pensioenbijdrage van 4% van het jaarsalaris (geen werknemersbijdrage).

Read Full Description