Office Manager

Job title:

Office Manager

Company:

Konvert

Job description

Voor onze klant te Zonhoven zijn we op zoek naar een office manager.Je hebt een ruim takenpakket:1Pre-sales taken

• Nieuwe klanten aanmaken tool x
• Samples versturen (DPD, UPS, …)
• Offerte verwerken:

• Prijzen ingeven in tool x
• Offerte digitaliseren + mailen naar klant + doc + specificaties
• Losse prijsopgaven naar map klant (X:) zetten

2Bestellingen

• Bestellingen ingeven tool + opmaken order bon- (magazijn bon digitaliseren + klasseren)
• Controle hoeveelheden (verpakking 5-10-20-25L) + klant informeren bij wijzigingen, MOQ of vertraagde bestellingen
• Bevestiging naar klant sturen (ontvangstbevestiging + digitaliseren)
• Order opvolging + aanpassen bij aanvullingen – wijzigingen – info
• Proforma sturen (klanten die op voorhand moeten betalen)

3Transport

• Transport aanvragen (incl. export)
• Kostprijzen vergelijken van transporteur + opvolgen contracten + marktonderzoek
• Pallet etiketten maken, gewicht en DGD bepalen
• Nodige documenten opstellen (CoA, VZN, factuur)
• Mapjes voor productie klaarmaken
• EAD opstellen (accijnzen)
• AC4 document opstellen (accijnzen)
• Opvolgen levering order
• Marktonderzoek tarieven transport leveranciers

4Transport Export

• Prijsaanvragen transporten Air en Sea/Nederland (incl. controle SDS en gewichten uitrekenen + verdeling pallet)
• Proforma’s sturen incl. transport (export)
• Opvolging betaling en aanpassingen transporten/orders
• Opvolging documenten export (oorsprongscertificaat + Health certificate + B/L controleren / AWB opvragen, Statement controleren)
• Labels drums/paletten
• Paklijst/ CoA’s/ DGD/accijnzen
• Eventueel douanestop regelen + opvolgen douane documenten
• Opvolgen levering order

1Boekhouding Leveranciers en diensten

• Voorbereiding BH voor extern boekhoudkantoor

2Boekhouding klanten

• Betalingen klanten opvolgen
• Rappels sturen
• Creditnota’s

3Sales gerelateerde taken

• Commerciële opvolging staalaanvragen
• Input in Monday prospecten
• beursplanning
• Opvolging beurs prospecten
• Commerciële opvolging staalaanvragen

Algemene taken

• Verdeling documenten en post
• Telefonie
• Onthaal receptie bezoekers
• Bestellingen (kantoormateriaal, broodjes, …)
• Archiveren & digitaliseren
• Uitzonderlijke/éénmalige projecten/marktonderzoek
• Ontzorgen CEO & Business Manager

• Minimum bachelor of gelijkwaardig door ervaring
• Full time
• Geen thuiswerk
• Vast uurrooster
• Geen probleem met collectief verlof (bouwverlof en ts kerst en nieuwjaar)
• Ervaring met export en transport

Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren. Administratieve dossiers samenstellen Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren. Brieven, tabellen, … invoeren volgens instructies. De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen Bestellingen plaatsen. Documenten coderen, klasseren en archiveren. Kopieerwerk verrichten. Personen onthalen en hun vraag identificeren. Telefonische oproepen aannemen Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners Een boodschap noterenNa een geslaagde interimperiode, kans op vast contract.

Expected salary

Location

Zonhoven, Limbourg – Hasselt, Limbourg

Job date

Thu, 29 Aug 2024 00:20:59 GMT

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (vacanciesineu.com) you saw this job posting.