Office Coordinator / Receptionist

Job title:

Office Coordinator / Receptionist

Company:

Konvert

Job description

Als Office Coördinator binnen het HR-team speel je een cruciale rol in het waarborgen van de soepele en efficiënte werking van het kantoor. Deze functie is verantwoordelijk voor het beheren van administratieve taken, het ondersteunen van HR-functies en het handhaven van een professionele en gastvrije kantooromgeving. De Office Coördinator fungeert als centraal aanspreekpunt binnen het kantoor team, faciliteert communicatie en samenwerking binnen de afdeling en zorgt ervoor dat alle HR-processen naadloos worden uitgevoerd.Hierbij een greep uit uw takenpakket:

• Administratieve ondersteuning

• Bied uitgebreide administratieve ondersteuning aan het HR-team, inclusief het plannen van afspraken, het coördineren van vergaderingen en het beheren van agenda’s.
• Voorbereiden, organiseren en onderhouden van HR-documentatie, -records en -bestanden met een hoog niveau van vertrouwelijkheid.
• Behandelen van inkomende en uitgaande correspondentie, inclusief post, e-mails en telefoontjes, en zorgen voor tijdige en nauwkeurige distributie.
• Kantoorbeheer

• Toezicht houden op de kantoorbenodigdheden, ervoor zorgen dat essentiële items op voorraad zijn en indien nodig bestellen.
• Handhaven van een opgeruimde, georganiseerde en professionele kantooromgeving, inclusief gemeenschappelijke ruimtes en vergaderruimtes.
• Coördineren van kantooronderhoud en -reparaties met relevante leveranciers en dienstverleners.
• Aanmaken van inkoopaanvragen en service-entry sheets voor relevante leveranciers en dienstverleners.
• Reisondersteuning & Vlootbeheer

• Beheren van het wagenpark en ondersteunen van collega’s met betrekking tot bedrijfsauto’s.
• Beheren van poolauto’s en zorgen voor hun beschikbaarheid en onderhoud.
• Assisteren bij het regelen van reisboekingen voor medewerkers en bedrijfsgasten.
• Beheren van het reisbeheerprogramma.
• Ondersteunen bij het organiseren van managementvergaderingen en team evenementen.
• Naleving ✅

• Opereren in overeenstemming met Health, Safety, en Environmental (HSE) voorschriften, kwaliteitsnormen en milieuprocedures.
• Rapporteren van eventuele problemen of suggesties voor verbeteringen met betrekking tot milieubeheersystemen of afwijkingen.

Ben jij op zoek naar een uitdagende rol waarin je de spil bent in de efficiënte werking van ons kantoor?

Hier zijn de vereisten waaraan we onze ideale kandidaat toetsen:Opleiding

• Bachelor diploma in office management of een gerelateerd vakgebied.

Ervaring / Kennis

• Minimaal 2 jaar ervaring in administratieve functies, bij voorkeur in kantooradministratie of receptie.
• Vaardigheid in de MS Office suite.
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in zowel Engels als Nederlands.
• Uitstekende communicatie- en interpersoonlijke vaardigheden, met bewezen succes in diverse omgevingen.
• Sterke organisatorische vaardigheden en goed in tijdmanagement.
• Multitasking vaardigheden en oog voor detail.

Documenten voor de opvolging en het beheer van het personeel opmaken en actualiseren (sociale overzichtstabellen, salaristabellen, planning van vakanties, …). Individuele dossiers van werknemers opvolgen en updaten De wettelijke aangifte indienen. Nieuwe werknemers verwelkomen en hun integratie bevorderen. Personeel inlichten over sociaal recht en specifieke kenmerken van de organisatieWat wij bieden:Bij ons krijg je niet alleen een baan, maar een kans om je vaardigheden te ontwikkelen in een stimulerende werkomgeving.Je kunt rekenen op:

• Een salaris afgestemd op jouw werkervaring
• Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en training.
• Een teamgerichte cultuur waarin samenwerking en innovatie worden aangemoedigd.
• Kans om impact te hebben en bij te dragen aan de groei van ons bedrijf.

Ga de uitdaging aan en solliciteer vandaag nog!

Expected salary

Location

Gand, Flandre-Orientale – Zwijnaarde, Flandre-Orientale

Job date

Sat, 13 Jul 2024 01:59:25 GMT

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (vacanciesineu.com) you saw this job posting.