Executive Secretary/ Personal Assistant

Job title:

Executive Secretary/ Personal Assistant

Company:

Hilton

Job description

Een Executive Secretary is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de dagelijkse activiteiten van het Executive Office om een ​​uitstekende personeelservaring te bieden, terwijl hij/ zij secretariële ondersteuning biedt, de administratie beheert en archivering uitvoert.Wat ga ik doen?Als Executive Secretary ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van de dagelijkse activiteiten van het Executive Office. Een Executive Secretary biedt secretariële ondersteuning, beheert de post en administratieve taken en voert alle archivering uit.Je bent onder andere verantwoordelijk voor het uitvoeren van de volgende taken volgens de hoogste standaarden:Dagelijkse administratieve activiteiten uitvoeren van het directiekantoor volgens de normen, beleidsregels en procedures van HiltonSecretariële ondersteuning bieden aan de General Manager en het Management teamZorgen dat alle communicatie, met name met betrekking tot eigenaren, gasten (Guest Relations) en het regionale kantoor, snel en professioneel wordt afgehandeldKantoorbenodigdheden bijhoudenInterne en externe relaties identificeren en onderhoudenAgenda’s organiseren en bijwerkenReisplanning voor GM/HOD’s/team members voor zakelijke reizenBoekingen van onze eigenaren coördineren, gevolgd door VIP-procedure, inclusief het verwerken van daadwerkelijke reserveringenBegroeten van bezoekers/gasten bij afwezigheid van GMPlannen/organiseren/notuleren bij MT-vergaderingenPlannen/organiseren/notuleren bij Operationele vergaderingenLid van het BHV teamDeadlines met betrekking tot acties/rapportage/projecten bewakenMT-evenementen plannen, organiseren en beherenHelpen bij de organisatie van speciale hotelevenementen/projecten maar ook ondersteunen van de HR afdeling met team member eventsSpecifieke projecten en onderzoek uitvoeren zoals bijvoorbeeld onze community eventsCoördinatie van vouchers en donatiesContactpersoon voor alle kunstpartnersAlle archivering uitvoerenWaar zijn we naar op zoek?Om deze rol succesvol te vervullen, moet zijn we op zoek naar een collega die zich herkent in het volgende:Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in het Engels en bij voorkeur ook NederlandsUitstekende administratieve en IT-vaardighedenToegewijd aan het leveren van een hoog niveau van gastenservice, zowel intern als externFlexibiliteit om te reageren op een reeks van verschillende situatiesVermogen om onder druk te werkenIn het bezit van een geldige Nederlandse verblijfs- en werkvergunningHet zou in deze functie een pré zijn als je ook over de volgende vaardigheden beschikt:Eerdere administratieve ervaring in een snel veranderende omgevingKennis van hotelbranche

Expected salary

€2800 – 3000 per month

Location

Schiphol, Noord-Holland

Job date

Wed, 06 Nov 2024 23:44:55 GMT

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (vacanciesineu.com) you saw this job posting.