Chargé (e) de comptabilité fournisseur – (H/F)

Chargé (e) de comptabilité fournisseur – (H/F) (240007DG)

Primary Location

: FRANCE-92-PUTEAUX

Organization

: GIE AXA

Contract Type

: Regular

Shift

: Day Job

Schedule

: Full-time 

Description

Notre métier, protéger les personnes, les biens et les actifs.

Notre raison d’être, agir pour le progrès humain en protégeant ce qui compte.

Cela vous parle ? Alors venez rejoindre 149 000 futurs collègues qui s’engagent au quotidien auprès de nos 95 millions de clients dans 50 pays à travers le monde.

Votre environnement de travail

Le siège social du Groupe AXA (GIE AXA) regroupe nos activités corporate. Il assure le pilotage et le support des filiales dans le monde, afin de garantir notamment la coordination et le suivi de la stratégie globale d’AXA, l’application de ses standards, la cohérence des approches commerciales, et le partage des meilleures pratiques.

Le siège est composé d’environ 1000 employés et se distingue par sa forte culture internationale (45 nationalités), ce qui en fait un espace de travail riche et stimulant.

C’est autour de la diversité et de l’unité que se construit AXA, c’est pourquoi nous nous engageons à promouvoir le succès collectif par l’inclusion.

Présentation de la direction :

Le département PBR GIE AXA gère un budget annuel d’environ 400m€ et a deux missions principales :

• Accompagner les départements dans l’élaboration de leurs budgets et comptabiliser leurs dépenses afin de réaliser les clôtures mensuelles, trimestrielles et annuelles ;
• Piloter l’allocation des frais de fonctionnement du GIE par entités, communiquer et suivre la facturation aux entités.

L’équipe de contrôle de gestion accompagne les départements opérationnels du GIE dans :

• la maîtrise de leurs sujets financiers (budget, visée, réel, coût complet et impact facturable) ;
• la gestion de leurs activités facturables, le rôle de conseil (gestion des budgets, imputation des dépenses), l’alerte des directions en cas de dérapages éventuels de celles-ci.

L’équipe comptable a la charge de la comptabilisation des nombreux flux financiers générés par le GIE, soit par la comptabilité fournisseurs pour tous les flux entrants, soit par la comptabilité clients pour les flux sortants. Elle a par ailleurs la responsabilité du bon fonctionnement des procédures d’engagement de dépenses (administrées dans l’outil COUPA), de gestion des frais professionnels et du remboursement des collaborateurs. Elle s’assure également le cash management du GIE AXA.

L’année est cadencée par 3 exercices de prévisions budgétaires, 11 clôtures mensuelles et la clôture annuelle (comprenant l’élaboration du rapport annuel). 

Finalité principale :

• Assurer la qualité des flux de la comptabilité fournisseur en collaboration avec l’équipe comptabilité fournisseur
• Appliquer et améliorer les process de la comptabilité fournisseur
• Accompagner les départements dans la saisie de factures afin d’avoir les bonnes affectations comptables

Activités principales :

Chargé de la comptabilité fournisseur

• Piloter le pôle AP de l’équipe Bangalore :
• Suivre et contrôler les flux de factures fournisseurs : l’exhaustivité, la qualité de saisie, le délai, l’affectation dans les bons comptes…
• Suivre les paiements et les rapprochements bancaires
• Contrôler la balance âgée / Fixer le plan d’action
• Participer à la montée en compétences de l’équipe : définition des contrôles, mise en place et suivi
• Piloter et améliorer le délai de paiement fournisseur externes et internes
• Contrôler et suivre les dépenses professionnelles dans l’outil CONCUR
• Suivre les chèques reçus/émis par le GIE AXA et intégrer les écritures comptables
• Suivre et imputer dans l’outil comptable les flux de devises en collaboration avec le gestionnaire de devises
• Gérer les relances des prestataires de services du GIE AXA ou des assistantes des départements
• Réaliser la revue des comptes lors des clôtures comptables
• Gérer le référentiel fournisseur dans l’outil comptable et celui d’engagement de dépenses
• Communiquer mensuellement aux départements les reportings des engagements de dépenses

Administrateur de l’outil d’engagement de dépenses

• Accompagner les utilisateurs dans la gestion des commandes et des réceptions des factures dans l’outil
• Animer des sessions de formation à l’outil (2 sessions plénières par an et plusieurs sessions par petits groupes)
• Manager la mise à jour des workflows de validation, la création et la mise à jour des utilisateurs et des « commodities codes », réalisés par l’équipe Bangalore
• Gérer les délégations d’autorité temporaire lorsque c’est nécessaire
• Etre l’approbateur en dernier recours, afin de débloquer les cas non résolus (en accord avec les départements concernés)
• Représenter le GIE AXA et AXA SA auprès de communauté P2P du Groupe (déplacement possible mais très rare)

Qualifications

Compétences techniques et professionnelles :

• Maîtrise des principes et procédures comptables
• Maîtrise d’un ERP comptable (CODA serait un plus) d’un outil d’engagement de dépenses (COUPA serait un plus), d’un outil de gestion des notes de frais (CONCUR) et appétence pour l’informatique
• Rapprochement d’outils comptables et analyses de comptes / justification de soldes
• Anglais courant (pratique quotidienne)

Compétences relationnelles :

• Etre en mesure de communiquer et animer des sessions de formation en public
• Etre à l’écoute, bien organisé
• Pédagogie auprès d’interlocuteurs non financiers et auprès des équipes à distance
• Etre proactif, rigoureux
• Savoir faire preuve de souplesse, diplomatie et pratiquer le management transversal
• Adaptabilité et capacité à travailler dans un environnement matriciel international

About AXA Why AXA ? Every day, we work together for human progress by protecting what matters. A mission that puts a smile on your face and makes you want to get up in the morning !

One of the world’s leading insurers in the protection of property, people and assets, AXA is 145,000 employees and contributors who are committed to our customers on a daily basis, 51 countries in which we distribute our products and services and more than 90 million customers who place their trust in us worldwide. As a responsible corporate citizen, AXA is committed to social and environmental causes on a daily basis. We are committed to an inclusive policy that recognizes and values individual differences. Do these ambitions speak to you ? Then come and change the world with us !

The headquarters of the AXA Group is based in Paris – La Défense (Majunga Tower) and brings together the Group’s corporate activities. It is distinguished by its strong international culture.

What We Offer You will join:

• A responsible company, towards people, including its employees and customers, and towards the planet
• A company with strong values
• A company promoting internal mobility and the training of its employees
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The information provided by applicants will be treated as strictly confidential and used for recruitment purposes only.

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