Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst (m/w/d) (Kaufmännische Fachkraft)

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Stellenangebotsbeschreibung:
Das Dezernat für Studentische Angelegenheiten an der Universität Osnabrück sucht für die Sachbearbeitung im Prüfungsamt zum 01.12.2024 eine*n

Beschäftigte*n im Verwaltungsdienst (m/w/d)

(Entgeltgruppe 9a TV-L, 50%)

zunächst befristet bis zum 30.09.2027.

Die Universität Osnabrück ist harmonisch in die Friedensstadt Osnabrück mit Tradition und reichem Kulturleben eingebettet und ist mit rund 14.000 Studierenden und 180 Studienprogrammen lebendig, forschungsstark und qualitätsbewusst. Die optimale Betreuung ihrer Studierenden hat für die Universität Priorität.

Ihre Aufgaben:

– Ausstellung vorläufiger Notenspiegel bzw. Leistungsübersichten sowie endgültiger Abschlussdokumente inklusive Plausibilitätsprüfung
– Beratung zu fachübergreifenden prüfungsrelevanten Fragestellungen
– Verbuchung und Pflege der Organisationssätze in HISinONE sowie Zertifizierung von Studien- und Prüfungsleistungen inklusive Plausibilitätsprüfung bzw. gemäß der überfachlichen Praktikumsordnung
– Organisation der fächerübergreifenden Prüfungsabläufe, insbesondere die Abwicklung der schriftlichen Abschlussarbeiten
– Überprüfung der Zugangsvoraussetzungen
– Abwicklung einschlägiger Korrespondenz, Verfassen von Schreiben im Einzelfall (z.B. Unbedenklichkeitsbescheinigung, Prognosen, Referendariatsbewerbung) u.a. Bescheide
– Aktenführung sowie Archiv-Verwaltung von Prüfungsakten inklusive Aussonderung bzw. Vernichtung von Schriftgut gemäß der jeweils gültigen Dienstanweisung

Einstellungsvoraussetzungen:

– Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten bzw. Verwaltungslehrgang I, Fachangestellte*r für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Büromanagement (sofern die Ausbildung bei einem öffentlich-rechtlichen Arbeitgeber absolviert wurde)
– Fundierte Fertigkeiten in den gängigen Office-Programmen

Idealerweise verfügen sie über:

– Erfahrung bzw. Kenntnisse aus dem Bereich der Prüfungs- und Studierendenverwaltung einer Hochschule oder einer vergleichbaren Einrichtung
– Kenntnisse der HISinOne-Anwendungen (EXA)
– Eine ausgeprägte Team- und Serviceorientierung auch in Stresssituationen
– Gender- und Diversitykompetenz
– Ein hohes Maß an Sozialkompetenz wie Verhandlungs- und Problemlösungsgeschick, Kooperations- und adressatengerechte Kommunikationsfähigkeit, Kritikfähigkeit und Empathie
– Ein hohes Maß an Eigeninitiative, Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
– Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift

Wir bieten Ihnen:

– Eine abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit
– Eine kollegiale Atmosphäre in einem freundlichen und engagierten Team
– Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
– Die Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL) und vermögenswirksame Leistungen
– Attraktive und vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
– Nutzung des JobTickets im VBN, gute Anbindung zu den öffentlichen Verkehrsmitteln und Autobahn
– Eine gute Infrastruktur mit Mensa, Bibliothek und Fahrradwerkstatt

Als familiengerechte Hochschule setzt sich die Universität Osnabrück für die Vereinbarkeit von Beruf/Studium und Familie ein.

Die Universität Osnabrück will die berufliche Gleichberechtigung von Frauen und Männern besonders fördern. Daher strebt sie eine Erhöhung des Anteils des im jeweiligen Bereich unterrepräsentierten Geschlechts an.

Schwerbehinderte Bewerber*innen und diesen gleichgestellte Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen richten Sie bitte ausschließlich per E-Mail auf elektronischem Weg in einem PDF-Dokument bis zum 01.09.2024 an Thomas Hölscher
([email protected]). Weitere Informationen zu dieser Stellenausschreibung erteilt Birgit Brüggemann unter Tel. 0541 969 – 4144. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Weitere Stellenangebote der Universität Osnabrück finden Sie unter: www.uni-osnabrueck.de/stellenangebote

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