Assistentin / Assistent (m/w/d) der Kanzlerin (Managementassistent/in)

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Stellenangebotsbeschreibung:
An der Ernst-Abbe-Hochschule Jena, Kanzleramt, ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Assistentin / Assistent (m/w/d) der Kanzlerin

unbefristet zu besetzen.

Aufgaben:

• Büroleitung / Unterstützung der Kanzlerin

• Erledigung der Sekretariats- und Verwaltungstätigkeiten

• Erledigung von anfallenden Haushaltsangelegenheiten und Beschaffungsvorgängen

• Vorbereitung und Auswertung von Sitzungen, Beratungen und Tagungen

• Organisation und Durchführung der Gremienwahlen der Ernst-Abbe-Hochschule Jena

• Prüfung von Verträgen verschiedener Art und Ablage im Vertragsmanagement und Unterstützung des Umstellungsprozesses auf eine neue Vertragsmanagementsoftware

• Bearbeitung der Bewerbermanagementsoftware

• Bearbeitung und Prüfung von Arbeitszeugnissen

Anforderungen:

• einschlägige, abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbar

• nachgewiesene einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung

• Kenntnisse, Fertigkeiten und praktische Erfahrungen in der Hochschulverwaltung wünschenswert

• gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen

• gute Englischkenntnisse

• sehr gute Computerkenntnisse, insbesondere Kenntnisse in den gängigen MS-Office Anwendungen werden vorausgesetzt sowie die Bereitschaft, sich in weitere Programme einzuarbeiten

• organisatorische und kooperative Fähigkeiten, sehr gute Kommunikationsfähigkeit, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise

• hohe Motivation und Einsatzbereitschaft

• Verantwortungsbewusstsein, Einfühlungsvermögen, Umsicht, Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit, Belastbarkeit

• freundliches und professionelles Auftreten

Wir bieten:

• eine Einstellung als Tarifbeschäftigte/Tarifbeschäftigter nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L),

• ein spannendes Tätigkeitsfeld mit Gestaltungsspielraum,

• preiswerte Verpflegungsmöglichkeiten auf dem Hochschulcampus,

• ein familienfreundliches Arbeitsumfeld,

• flexible und planbare Arbeitszeiten mit Gleitzeitregelung,

• 30 Tage Urlaubsanspruch,

• Vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge (VBL), Jahressonderzahlung, DB Jobticket (Vergünstigungen für DB AG).

Entgelt: bis E 9a TV-L

Kennziffer: VA 11/24

Es gelten die einschlägigen Bestimmungen zur Beschäftigung im öffentlichen Dienst. Die Ernst-Abbe-Hochschule Jena begrüßt Bewerbungen qualifizierter Frauen und stellt Schwerbehinderte bei gleicher Eignung bevorzugt ein.

Bewerbungen werden erbeten mit den üblichen Unterlagen unter Angaben der Kennziffer bis zum 13.09.2024 an die

Kanzlerin der Ernst-Abbe-Hochschule Jena

-Persönlich/Vertraulich- Carl-Zeiss-Promenade 2 07745 Jena

(oder alexandra.denzel-trensch@eah-jena.de in einer pdf-Datei)

Für die Rücksendung der Bewerbungsunterlagen ist ein ausreichend frankierter Rückumschlag beizulegen, ansonsten werden nicht berücksichtigte Unterlagen nach sechs Monaten vernichtet.

Kontaktadresse der Gleichstellungsbeauftragten: gleichstellungsbeauftragte@eah-jena.de

Hinweis zum Datenschutz

Die Ernst-Abbe-Hochschule Jena (vertreten durch den Präsidenten, Carl-Zeiss-Promenade 2, 07745 Jena) verarbeitet die von Ihnen bei Ihrer Bewerbung angegebenen personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, § 27 ThürDSG, § 79 ThürBG. Wenn feststeht, dass ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommt, werden Ihre Daten nach maximal 6 Monaten vernichtet. Wenn feststeht, dass ein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, werden Ihre Daten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert und verarbeitet.

Bei Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer in den Art. 15 – 21 DSGVO niedergelegten Rechte können Sie sich an die/den Datenschutzbeauftragten der Ernst-Abbe-Hochschule Jena unter dsb@eah-jena.de wenden

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Chef-, Vorstands-, Direktionssekretariat, Aufsicht, Leitung, Hochschulorganisation, -verwaltung

To help us track our recruitment effort, please indicate in your cover/motivation letter where (vacanciesineu.com) you saw this job posting.