Administratieve Assistent

Job title:

Administratieve Assistent

Company:

Elia Group

Job description

Vol energie aan de slag bij een Belgische hoofdrolspeler in het energielandschap!Het Belgische en Europese energielandschap zijn volop in beweging. Wist je dat Elia België hierbij een cruciale rol speelt?Als onderdeel van de Elia groep, een Europese transmissienetbeheerder, verzekert Elia België de betrouwbaarheid en duurzaamheid van de elektriciteitsbevoorrading in ons land.Bij ons bouw je samen met andere talentvolle collega’s aan een duurzame, groene en betrouwbare energie-infrastructuur die economische groei stimuleert en onze ecologische voetafdruk verkleint.Samen gaan we voor maximale impact! We geloven in de kracht van diversiteit: we zijn ervan overtuigd dat een inclusieve en diverse werkomgeving leidt tot meer innovatie, creativiteit en betere resultaten.Als secretaris/secretaresse van het Secretariaat-Generaal ben je verantwoordelijk voor het verlenen van administratieve ondersteuning bij het organiseren en coördineren van alle activiteiten van de bestuursorganen van de Belgische entiteiten van Elia Group, die onder de verantwoordelijkheid van de secretaris-generaal vallen.Deze bestuursorganen zijn : een College van dagelijks bestuur, een Raad van bestuur en 6 raadgevende comités.
Er zijn ook 100%-dochterondernemingen van Elia Group waarvoor vergaderingen van de raad van bestuur worden georganiseerd.Als secretaris/secretaresse zijn je belangrijkste verantwoordelijkheden :

• De agenda efficiënt en proactief beheren: afspraken plannen en de agenda’s van de leden van het Secretariaat-Generaal beheren;
• Samen met de Secretaris-Generaal vergaderingen van de sociale organen van Elia Group voorbereiden en plannen in de Outlook-kalenders, de benodigde documenten/presentaties verzamelen, en indien nodig voorbereidende vergaderingen organiseren;
• Het nodige doen om de vergaderingen vlot te laten verlopen (logistiek, catering, diverse externe bestellingen [bloemen, communicatiecodes, enz.]) en de aanwezigheidslijsten van de vergaderingen van de sociale organen opvolgen;
• De template voor de notulen van de verschillende vergaderingen voorbereiden ; diverse documenten verzenden en opvolgen die via DocuSign ondertekend moeten worden;
• Informatie voorbereiden en verzamelen voor het kwartaalverslag van het college van dagelijks bestuur aan de raad van bestuur;
• Contactgegevens van managers en bestuursleden voortdurend updaten (telefoonnummer, adres, e-mailadres, contactgegevens secretariaat, enz.) en hun zakenreizen beheren;
• Contacten onderhouden met interne/externe contactpersonen: nauw samenwerken en duidelijk communiceren met deze contactpersonen;
• De lijst met mandaten van de leden van het college van dagelijks bestuur updaten en het aantal aandelen in het bezit van de leden van het college van dagelijks bestuur opvolgen;
• Officiële documenten elektronisch en op papier archiveren (statuten van de verschillende ondernemingen van de Groep, notulen, mandaten, dossiers van de verschillende vergaderingen, enz.)
• Taken i.v.m. de Gedragscode, aandeelhouders, de FSMA & ondertekeningsbevoegdheden;
• Inkomende en uitgaande correspondentie efficiënt beheren en verschillende facturen met betrekking tot de activiteiten van het Secretariaat-Generaal betalen.

#Administrative #Legal#ElectricalElectronicManufacturing #Oil&Energy #Utilities

• Gewenste basisopleiding: Secretariaat
• Gewenste ervaring: administratieve en multidisciplinaire vaardigheden
• Ten minste tweetalig (kennis van het Frans en het Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling). Kennis van het Engels is een troef.
• Grondige kennis van IT-tools (Powerpoint, Excel, Access, Word, Outlook, Docusign, enz.)
• Persoonlijke kenmerken : discretie, planning en organisatie, flexibiliteit, teamgeest, goede communicatievaardigheden

#administration #communication #secretary #planning #organisationlMet het volgende jobaanbod hangt er elektriciteit in de lucht!In ruil voor je werk en toewijding geniet je van de volgende voordelen:Een job vol variatie bij een topwerkgever: Elia moedigt innovatie en samenwerking aan. Binnen onze onderneming loop je voorop in de energietransitie en werk je mee aan baanbrekende technologieën om deze transitie te versnellen. Een unieke kans om jouw kennis en vaardigheden verder te ontwikkelen.Focus op persoonlijke groei en welzijn op het werk: ontdek een breed gamma van professionele opleidings- en begeleidingsmogelijkheden waarmee je jouw persoonlijke groei een stevige boost geeft. Tegelijk zetten we als topwerkgever maximaal in op een positieve werkcultuur waarin jouw welzijn centraal staat.Ontwikkelingskansen voor een uitdagende loopbaan: Bij Elia moedigen we jou aan om nieuwe professionele kansen te ontdekken en te grijpen. Je hebt de vrijheid om jouw loopbaan vorm te geven.Een divers team van gepassioneerde collega’s: Elia hecht veel belang aan diversiteit en inclusie. Je komt terecht in een divers en gedreven team dat graag kennis deelt en samen de weg leidt naar een duurzamere toekomst.Dit is slechts een greep uit het aanbod dat Elia tot een Top Employer maakt. We zijn ervan overtuigd dat jouw bijdrage aan ons team van goudwaarde zal zijn en kijken ernaar uit om je binnenkort te verwelkomen!

Expected salary

Location

Bruxelles

Job date

Mon, 18 Mar 2024 08:32:19 GMT

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (vacanciesineu.com) you saw this job posting.