Administratief medewerker

Job title:

Administratief medewerker

Company:

Vrije Universiteit Brussel

Job description

Hou je van een afwisselende job, ben je goed in het bijhouden van financiële administratie en voorzie je graag een goede dienstverlening? Dan is deze job is voor jou!De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.Het Researcher Training & Development Office (RTDO) van de Vrije Universiteit Brussel is het aanspreekpunt voor alle (toekomstige) doctorandi, postdocs en promotoren. Onderzoekers kunnen er terecht voor informatie over alles wat het doctoraatsproces betreft (uitgezonderd vakspecifieke vragen) en omtrent specifieke training doorheen hun loopbaan. Daarnaast organiseert RTDO samen met de drie Doctoral Schools de doctoraatsopleiding aan de VUB. Binnen dit team sta je samen met een aantal collega’s in voor de administratieve ondersteuning van de cel en de Doctoral Schools.Het takenpakket omvat onder meer:

• Uitgebreide organisatorische ondersteuning bieden voor verscheidene initiatieven (communicatie met sprekers en deelnemers, locatie zoeken, catering voorzien, …). Deze initiatieven kunnen gericht zijn op doctorandi (bijvoorbeeld de PhD Days en verscheidene loopbaan events), maar ook op postdoctorale onderzoekers en professoren (bijvoorbeeld de PostDoc Appreciation day, Engaged Leading Week, …)
• Administratieve ondersteuning bieden in de organisatie van het trainingsaanbod (cursussen inplannen en opvolgen, communicatie met deelnemers, verwerken deelnemerslijsten, evaluaties, …);
• Het bijhouden van het financiële klassement van RTDO en de Doctoral Schools: het verwerken van betaalopdrachten en het bijhouden van een overzicht van financiële uitgaven;
• Het opvolgen van de verplichte doctoraatsopleiding: vrijstellingen bijhouden, mee opvolgen van het platform waar doctorandi hun doctoraatsopleiding bijhouden en het voorbereiden van getuigschriften;
• Het mee fungeren als aansprekingspunt voor doctorandi en promotoren;
• Het inplannen en notuleren van diverse vergaderingen;
• Het samenwerken met andere diensten om een betere dienstverlening voor doctorandi te bekomen (personeelsdienst, studentenadministratie, faculteiten, IT);
• Het uitvoeren van ad-hoc opdrachten voor de celcoördinator RTDO en de Doctoral School Directeurs;

Wat verwachten wij van jou?

• Je beschikt minstens over een diploma hoger secundair onderwijs;
• Ervaring in secretariaatswerk en/of het bijhouden van financiële administratie is een pluspunt;
• Je hoeft geen kennis te hebben over doctoraatstrajecten, maar wel interesse om hierrond bij te leren;
• Je hebt een goede, actieve beheersing van het Nederlands en het Engels (schriftelijk en mondeling);
• Je kan goed overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint);
• Je bent klantgericht en kan goed omgaan met mensen;
• Je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van diverse taken en werkt nauwgezet;
• Je bent stressbestendig en in staat om je aan passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen;
• Je bent bereid tot eventuele verdere bijscholing in functie van de betrekking;
• Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels en de sociale en ethische normen;
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke, betrouwbare en ondersteunende dienstverlening.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.Word jij onze nieuwe collega?Dan bieden we je een voltijds contract van bepaalde duur aan (1 jaar – mogelijkheid tot verlenging) met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 3, 4 of 5. Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken…) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega’s met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

Stel je dan kandidaat vóór 8 augustus 2024 via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma.Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:Stap 1: CV-screening door een van onze recruitersStap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland op 12/13 augustus en kan je thuis afleggen.Stap 3: Een jobinterview staat gepland op woensdag 21 augustus en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen).Contacteer ons!Vragen over de job zelf?Contacteer Hannelore De Grande via 0472/601266 of via .Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?Contacteer Natasja Amys via .Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?Ga dan naar jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.Personeelsformatie: externe financieringContract: bepaalde duur (1 jaar – mogelijkheid tot verlenging)Hoofdeenheid: Directie OnderzoeksbeleidOmvang: voltijdsFunctie: Administratief medewerkerGradengroep: 3-4-5Wijze van begeven: werving

Expected salary

Location

Bruxelles

Job date

Wed, 17 Jul 2024 07:34:52 GMT

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (vacanciesineu.com) you saw this job posting.