Admin Assistant – Office Service & Facility (m / w / d)

Location:

Vienna, Austria, Austria

Salary:

Competitive

Type:

Permanent

Main Industry:

Search Secretarial, Office & Administration Jobs

Other Industries & Skills: 

Information Technology, Property & Real Estate

Advertiser:

Boston Scientific

Job ID:

131189072

Posted On: 

03 October 2024

#BOSTON SCIENTIFIC

Boston Scientific verändert das Leben durch innovative medizinische Lösungen. Dabei stehen wir an der Spitze der Medizintechnikbranche und entwickeln sie stetig weiter. Bei Boston Scientific geben wir Dir die Möglichkeit, alles was in Dir steckt, einzubringen, indem Du in vielfältigen und leistungsstarken Teams arbeitest und einige der wichtigsten Herausforderungen in der Gesundheitsbranche angehst. Dabei fördern wir Deine Fähigkeiten und Deine Karriere.

Starte Deine Karriere bei Boston Scientific in unserem Office Service & Facility Team als 

Admin Assistant (m/w/d) Onsite

Wir suchen einen engagierten und gut organisierten Admin Assistant , der/die unter allgemeiner Aufsicht moderat komplexe administrative Unterstützung für Einzelpersonen und/oder Abteilungen bietet. In dieser Rolle erhalten Sie nur bei neuen Aufgaben detaillierte Anweisungen und übernehmen eine Vielzahl administrativer Aufgaben, um reibungslose Abläufe im Büro und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.

Dein Verantwortungssbereich

-Allgemeine Verwaltungsaufgaben: Koordination von Telefonaten, Meetings und Terminen, E-Mail-Verwaltung, Schreibarbeiten, Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Postbearbeitung.
-Fuhrparkmanagement: Verwaltung von Fahrzeugbestellungen für den Unternehmensfuhrpark, Organisation von Mietfahrzeugen, regelmäßiger Kontakt mit Leasinggesellschaften und Fahrern in Bezug auf Fahrzeugangelegenheiten. Nutzung des Avrios-Fuhrparkmanagementsystems zur Verfolgung und Aktualisierung von Fahrzeugdaten, Überprüfung und Hochladen von Tankbelegen sowie Durchführung regelmäßiger Führerscheinkontrollen zur Einhaltung der Richtlinien.
-Büroverwaltung: Ansprechpartner/in für die Bestellung von Büromaterialien, Organisation von Besprechungsräumen und Unterstützung bei der Meetingvorbereitung. Verwaltung und Verteilung von IT-Ausrüstung zur Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs.
-Einkaufswesen: Erstellung von Bestellanforderungen (POs), Verwaltung des Mahnwesens, Überprüfung und Archivierung von Rechnungen, Überwachung der Lieferantenzahlungen und erste Rechnungsfreigabe im Ariba-System.
-Gebäudemanagement: Koordination von Büroreparaturen, Verwaltung von Parkplätzen und Zugangskarten, Büroreinigung und Pflanzenpflege sowie Bestellung von Getränken. Verwaltung der Zugangskarten für Mitarbeiter zur Sicherstellung eines geregelten Büroalltags.
-Sicherheitsmanagement: Erster Ansprechpartner für Fragen der Umwelt-, Gesundheits- und Arbeitssicherheit (EH&S). Schulung zum lokalen Sicherheitsspezialisten und Organisation der Dosimeter für Mitarbeiter
-Qualitätsanforderungen:  

Demonstriert in allen Handlungen ein vorrangiges Engagement für die Patientensicherheit und Produktqualität, indem die Einhaltung der Qualitätspolitik sowie aller dokumentierten Qualitätsprozesse und -verfahren gewährleistet wird.
 

Dein Kompetenzprofil

-Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
-Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen administrativen Position
-Versierte Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen und idealerweise Erfahrung mit Avrios und Ariba
-Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen
-Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
-Hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, unter minimaler Aufsicht zu arbeiten
-Freundliches und professionelles Auftreten, Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Serviceorientierung
 

Deine Vorteile

-Start & sehr gute Einarbeitung im IO Team: Bei unseren „Welcome Days“ lernst Du uns besser kennen, knüpfst erste Kontakte und wirst vom IO Team sehr gut eingearbeitet
-Motivation: Du trägst täglich dazu bei, das Leben von Menschen zu verbessern
-Flexibilität: Du arbeitest zu 100% remote – vor Ort bei unseren Kunden und aus dem Home-Office
-Entwicklung & Wachstum: Durch Mentoring, Trainings und kontinuierliches Feedback
-Diversität & Gleichstellung: Erlebe es mit uns und nimm an unseren Initiativen „EmpowHer“,„Pride“, „YPN“ und „FOAR“ teil
-Gesundheit: Nutze unser Jobrad-Programm und Fitnessangebote über Wellhub
-Gemeinsame Erfolge: Als Team erzielen wir Erfolge, fördern Stärken und meistern Herausforderungen
 

Unsere Werte: Diversity – Innovation – Caring – Global Collaboration – Winning Spirit – High Performance

Wenn Du Lust auf eine neue Herausforderung hast und ein wertvolles Teammitglied von Boston Scientific werden möchtest, dann bewirb Dich mit Deinen vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Deiner Kündigungsfrist und Gehaltsvorstellung.

Wir freuen uns auf Dich!

Boston Scientific Medizintechnik GmbH | Human Resources | Richard Vasquez

Klaus-Bungert-Straße 8 | 40468 Düsseldorf | bostonscientific.de

Unsere Karriereseite: Boston Scientific Jobs

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (vacanciesineu.com) you saw this job posting.