Coordinateur/Coordinatrice de contrats de prestations de service – Affectation Temporaire

Job title:

Coordinateur/Coordinatrice de contrats de prestations de service – Affectation Temporaire

Company:

OECD

Job description

Description de l’entrepriseDESCRIPTION DE L’ENTREPRISEL’Organisation de coopération et de développement économiques ( ) est une organisation internationale regroupant 38 pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien-être économique et social des populations du monde entier. Aux côtés des gouvernants, des responsables publics et des citoyens, nous nous employons à établir des normes internationales fondées sur des éléments probants et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permettent aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser des bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales.LA DIRECTION EXÉCUTIVE (EXD)La Direction exécutive (EXD) administre les ressources de l’OCDE pour le compte du Secrétaire général. Notre champ d’action couvre les ressources humaines et le bien-être du personnel ; la gestion efficace et efficiente du budget ; la sûreté et la sécurité du personnel, des délégations, des visiteurs et des données de l’OCDE ; et la maintenance et l’entretien des infrastructures physiques et numériques. Nous permettons en outre à l’OCDE d’exercer son pouvoir fédérateur en organisant des conférences, des réunions et des manifestations, que ce soit sous forme virtuelle, physique ou hybride. En plus de fournir des services, d’assurer des fonctions et d’apporter un soutien en matière de gestion, pour le compte de l’Organisation, à notre personnel et à nos Membres, nous donnons des conseils stratégiques d’experts sur les politiques internes et les questions de gestion, suivant une approche intégrée, au Secrétaire général, au Conseil et aux comités permanents, auxquels nous rendons régulièrement compte des affaires internes. Nous assurons également des fonctions de gestion des risques (pour les domaines de gestion qui relèvent de notre compétence). Nous menons notre activité dans un environnement marqué par un rythme soutenu, où l’accent est mis sur l’excellence en matière de gestion dans toutes nos fonctions.LE SERVICE DES CONFÉRENCES, DE LA SÉCURITÉ ET DE L’INFRASTRUCTURE (EXD/CSI)Composante de la Direction exécutive ( ) de l’OCDE, le Service des conférences, de la sécurité et de l’infrastructure (EXD/CSI) est chargé de la facilitation des conférences qui réunissent les délégués des 38 pays Membres de l’Organisation et de ses Partenaires clés ainsi que d’autres parties prenantes ; des services linguistiques ; de la sécurité, y compris face aux incendies, du personnel de l’Organisation, des délégués et des visiteurs ; ainsi que de la gestion et de l’exploitation des locaux de l’OCDE à Paris et dans les centres de l’Organisation situés en dehors du pays hôte.LE POSTEAu sein du Service des conférences, de la sécurité et de l’infrastructure (CSI), la division Bâtiments, logistique et services (BLS) recherche un coordinateur/coordinatrice de contrats de prestations de services pour assurer la gestion de services externalisés et servir d’interface entre les clients et parties prenantes internes et externes.Sous la supervision du Chef de l’Unité des Services Contractualisés de la division BLS, le/la titulaire du poste sera responsable du pilotage d’importants contrats de services, contribuant à rendre l’environnement de travail sain, fonctionnel et agréable. Ces services, qui représentent une part significative des ressources de CSI, concernent plus particulièrement la propreté des sites de l’OCDE, l’entretien des espaces verts, les distributeurs automatiques et les fontaines d’eau, les fournitures de bureaux et les ventes au personnel de l’OCDE.Description du posteDescription du posteGestion de multiples contrats de prestation de service :

• Gérer quotidiennement les services fournis par différentes entreprises extérieures et proposer des solutions créatives pour améliorer la performance des services.
• Contrôler l’état et la propreté des locaux.
• Recueillir proactivement des informations auprès des clients et parties prenantes internes notamment le Bureau du Secrétaire général, les Délégations permanentes, les Unités Centrales de Gestions (CMU) afin d’évaluer leurs besoins réels, répondre à leurs demandes et prendre les mesures correctives appropriées, si besoin en faisant appel aux services techniques et à des prestataires.
• Anticiper les modifications contractuelles nécessaires pour les futurs appels d’offres dont le/la titulaire aura la charge.
• Négocier de manière ferme et continue, en travaillant de manière constructive avec les prestataires de services afin d’optimiser le rapport qualité-prix. Vérifier qu’ils respectent les termes de leurs contrats et qu’ils s’en tiennent aux prix convenus. Établir des accords systématiques sur les niveaux de service, avec un contrôle rigoureux de la qualité et des méthodes de mesure des performances.
• Préparer, suivre et contrôler les budgets des contrats de services. Faire des analyses et rendre compte régulièrement à ses managers en mettant en place des rapports et des Indicateurs de Performance clés pour soutenir la prise de décision à un niveau plus élevé.
• Préparer les appels d’offres et les consultations pour ces contrats et notamment, en étroite collaboration avec les autres services, rédiger les cahiers des charges afin de s’assurer que tous les besoins de l’Organisation sont pris en considération.
• D’un point de vue administratif, gérer le portefeuille des contrats confiés en respectant strictement les règles financières de l’organisation, tout en veillant à la protection des données personnelles : suivre des préavis, passer des commandes et les réceptionner dans SAP/SRM, rédiger des avenants, des lettres de non-renouvellement, des lettres de résiliation, etc.

Autres tâches

• Contribuer à l’élaboration de notes de synthèse à l’intention des responsables.
• Entretenir proactivement des contacts réguliers et de bonnes relations avec les clients et les différentes parties prenantes internes.
• Participer aux projets transversaux de CSI et mener à bien d’autres tâches connexes pour l’Unité.
• Seconder le chef d’unité pendant ses absences.

QualificationsProfil du/de la candidat(e) idéal(e)Formation

• Diplôme universitaire en gestion des contrats, en administration des affaires ou un sujet équivalent.

Expérience professionnelle

• Au moins trois ans d’expérience professionnelle dans la gestion de multiples contrats et de nombreux prestataires.
• Une expérience avérée de service à la clientèle.
• Très bonne capacité à créer et entretenir un réseau avec différentes parties prenantes.
• Une très bonne compréhension des règles financières et administratives de l’Organisation serait un avantage.

Langues

• Parfaite maîtrise d’une des deux langues officielles de l’OCDE (le français et l’anglais) et une très bonne connaissance de l’autre langue.
• Compte tenu de la nature du poste, un bon niveau de travail dans les deux langues officielles de l’OCDE (anglais et français) est préférable.

Compétences clés

• Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
• Il existe trois niveaux possibles par compétence, le niveau requis pour chaque compétence étant déterminé en fonction des besoins propres à chaque fonction et du grade correspondant.
• Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de compétence 1 à 3 associés à chaque compétence, veuillez-vous référer au

.Informations complémentairesDate de clôture

• Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible, et les candidatures devront nous parvenir au plus tard avant minuit (CEST) le 15 septembre 2024.

Durée du contrat

• Engagement d’une durée déterminée de six mois, avec possibilité de renouvellement.
• Idéal date de début : dès que possibke
• Cette opportunité est principalement ouverte aux agents officiels en activité. Elle est également ouverte aux agents temporaires.

Salaire Informations

• Le salaire et les conditions dépendront de l’expérience du candidat sélectionné ainsi que de son statut (agent temporaire ou officiel).
• À partir du 14 mai 2024, les agents temporaires devront se référer au nouveau cadre salarial des agents temporaires.

En raison de la nature du poste, le télétravail n’est en principe pas compatible avec les impératifs d’organisation et d’efficacité de la fonction. Le télétravail occasionnel, lorsqu’il ne suit pas une fréquence régulière et pour répondre à des situations ponctuelles exceptionnelles, pourra cependant être envisagé.Veuillez noter que, conformément aux Statut, Règlement et Instructions applicables aux agents de l’Organisation, l’âge de départ obligatoire à la retraite est fixé à 67 ans.Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes d’un de , indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.L’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.

Expected salary

Location

Paris

Job date

Sat, 31 Aug 2024 22:11:56 GMT

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