Field Office Administrator – Milan

Together, we can beat cancer.

At Varian, a Siemens Healthineers Company, we bring together the world’s best talent to realize our vision of a world without fear of cancer. Together, we work passionately to develop and deliver easy-to-use, efficient oncology solutions.

We are part of an incredible community of scientists, clinicians, developers, researchers, professionals, and skilled specialists pushing the boundaries of what’s possible, to improve people’s lives around the world. We embrace a culture of inclusivity in which the power and potential of every individual can be unleashed. We spark ideas that lead to positive impact and continued success.

If you want to be part of this important mission, we want to hear from you. 

Field Office Administrator (FOA)

La figura di Field Office Administrator si inserirà all’interno del dipartimento di Assistenza Tecnica di Varian Italia, con possibilità di crescita e sviluppo.

La figura riporterà direttamente al Country Service Manager con un coordinamento da parte del Supervisore del team.

Il Field Office Administrator sarà coinvolto nelle attività di fatturazione, nella preparazione di preventivi per i nostri dispositivi medici secondo le procedure e le linee guida aziendali, le specifiche del cliente e la normativa locale.

La posizione è presso i nostri uffici di Milano, con possibilità di smart working.

Responsabilità principali:

• Monitorare il processo di presentazione dei preventivi per quanto riguarda formattazione, completezza, coerenza e conformità alle linee aziendali sino alla fatturazione che potrà avvenire anche su piattaforme regionali.
• Assistere i colleghi nel reperire informazioni necessarie e i dati relativi al processo di preventivazione e fatturazione.
• Fornire supporto amministrativo per coadiuvare i responsabili di distretto nelle attività amministrative
• Inserire e mantenere l’accuratezza dei dati relativi ai clienti all’interno dei CRM (SAP, Salesforce Unity).
• Eseguire report sulle prestazioni operative dai CRM aziendali come richiesto per la revisione della direzione.
• Svolgere una varietà di funzioni a contatto con i clienti a supporto delle attività del Servizio.
• Aggiornamento sulle variazioni dei prezzi di listino, prodotti, consegne, tariffe di servizio.
• Può rispondere a richieste comuni dei clienti riguardanti contratti di servizio standard, pianificazioni, tariffe di servizio, ecc.
• Creazione di nuovi clienti, installazioni e aggiornamenti nel sistema gestionale.
• Gestione delle attività amministrative di Data Privacy e di Health & Safety.

Requisiti richiesti:

• Laurea o Diploma di scuola superiore in amministrazione o conoscenze equivalenti/esperienza lavorativa.
• Conoscenza di Excel, Word e Outlook.
• Propensione alla collaborazione.
• Precisione e orientamento ai processi.
• Conoscenza fluente della lingua inglese scritta e parlata.

Varian is required to comply with all local and applicable regulations that may be associated with vaccine requirements for certain roles.

Fighting cancer calls for big ideas.

We envision a world without fear of cancer. Achieving this vision takes dedication and commitment from all of us, every single day. That’s why we celebrate and value the distinctly beautiful and intersectional identities of each of our employees. We are a mirror of our patient-base, which allows us to innovate. Big ideas come from everywhere, and the best ideas are fostered by our unique individual experiences. At Varian, we encourage you to bring your whole self to work and believe your bold and authentic perspective will help to power more victories over cancer.

#TogetherWeFight

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